Mondrian AI 협업툴 두 번째 - 지스위트(G-Suite)
업무의 생산성과 함께 효율을 높이기 위한 수단으로 가장 먼저 고려되는 협업툴!
저번 포스팅에 이어, Mondrian AI에서 실제로 사용하는 협업툴 두 번째! 지스위트(G-Suite)에 대해 살펴보도록 하겠습니다.
Mondrian AI가 지스위트(G-Suite) 사용하고 있는 가장 큰 이유는
첫 번째는 무제한 클라우드 드라이브를 사용하면서 파일 공유를 할 수 있는 편리함과
두 번째는 구글 회사 메일 서비스를 이용하여 자신의 회사명(보유 도메인)으로 이메일을 주고, 받을 수 있다는 장점을 갖고 있기 때문입니다.
지스위트(G-Suite)에 대해 알아보도록 하겠습니다.
G Suite(지스위트)는
구글이 기업 및 정부 기관, 학교를 상대로 문서 작성 기능, 이메일 사내 채팅, 화상회의, 대용량 클라우드 저장공간 등을 제공하는 클라우드 서비스입니다.
전 세계 5백만개 이상의 기관 및 단체가 구글 G Suite를 이용하고 있으며, 포춘(Fortune)지 선정 500대 기업에서부터 중소기업에 이르기까지 수백만 개의 기업에서 활용하고 있습니다.
지스위트(G-Suite)는 구글에서 제공하는 유료서비스이며, 유료서비스에도 3가지 종류가 있습니다.
초기에 14일 동안 무료평가판을 사용할 수 있습니다.
G Suite for Basic($5/인): 30GB의 구글드라이브 저장용량을 제공함
G Suite for Business($10/인): 무제한 구글드라이브 저장용량을 제공함
G Suite for Enterparise($25/인): 고급제어 및 기능이 제공되는 프리미엄 제품
비즈니스 이메일(@mondrian)는 G Suite for Basic부터 사용할 수 있습니다.
G-suite 구성 및 Mondrian AI 실제 활용법
① Gmail
클라우드 웹 기반 이메일 서비스로, 메일을 읽고, 쓰고, 회신 및 전달하고, 검색하고, 라벨을 통해 관리할 수 있습니다. 스팸과 바이러스 필터링 기능을 제공합니다.
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＊세부 사용 기능
Gmail 설정에서 서명을 설정 가능 - 비즈니스 메일을 보낼 때 따로 연락처나 주소를 남기지 않아서 편리하게 사용하고 있습니다.
파일 25MB 이상 첨부 메일 발송 시, 주의사항 - 첨부한 파일이 25MB이상일 경우 드라이브에 저장하여 보내지기 때문에 메일을 받는 사람에게 볼 수 있는 권한을 줘야 합니다.
그렇지 않을 경우, 메일을 받은 사람이 첨부파일을 확인할 수 없습니다. 차후에 보내는 사람이 권한을 따로 줘야 하는 번거로움이 생깁니다.
② 캘린더
개인 및 그룹 일정 관리를 위한 웹 기반 서비스입니다. 사용자가 캘린더를 확인 후 회의 일정을 잡고, 다른 사용자의 참석 가능 여부를 확인하고, 회의실 및 리소스를 예약할 수 있는 인터페이스를 제공합니다.
팀별, 프로젝트별 캘린더를 생성하고 이를 공유하고, 알림을 보내면 스케줄 관리를 할 수 있으며, 스마트폰에 캘린더 앱을 다운받아서 사용 할 수 있습니다.
Mondrian AI
Mondrian AI는 프로젝트, 회사 행사 이외에도 연차를 등록하여 직원들의 휴가 유무도 확인할 수 있습니다.
③ Google Drive
지스위트(G-Suite)를 이용하는 이유 중 가장 큰 비중을 차지하는 구글 드라이브입니다.
사용자가 파일을 저장, 전송, 공유하고 동영상을 볼 수 있는 웹 기반 도구를 제공합니다.
구글 문서도구와 함께 활용하면 막강한 생산성을 보유할 수 있습니다.
각종 파일을 안전하게 저장하고 공유할 수 있습니다.
간단한 설정으로 권한을 주고 내외부인들과 공유하여 협업할 수 있습니다.
④ 구글 문서 도구
구글 문서, 스프레드시트, 프리젠테이션 등을 통상 구글 문서도구라고 합니다. 그 외에 설문지, Keep, 사이트 도구 등이 있습니다.
구글 문서도구는 클라우드 오피스라고 생각하시면 되고 워드, 엑셀, 파워포인트를 웹상에서 처리할 수 있으며, 구글 문서도구 형태로 저장하면 저장용량도 차지하지 않습니다. 작성된 문서를 다양한 문서 형태로 저장할 수 있으며, 제가 이용해 본 바로는 오히려 마이크로소프트의 온라인 오피스 보다 협업에 있어서는 더 나은 것 같습니다.
- 문서
구글 문서 작성 도구로, 실시간으로 공동 문서 작업이 가능합니다. 최종 문서는 MS Word, PDF, Open Document, RTF 포맷으로 저장 가능합니다.
- 스프레드시트
엑셀과 같은 도구로, 역시 실시간으로 공동 문서 작업이 가능합니다. 최종 문서는 MS Excel, PDF, ODS, CVS 포맷으로 저장 가능합니다.
- 슬라이드
프레젠테이션 작성 도구로, 실시간 공동 문서 작업이 가능합니다. 최종 문서는 MS 파워포인트, PDF, ODP, JPG 포맷으로 저장 가능합니다.
⑤Google Cloud Search
Google Cloud Search처럼 G Suite내의 회사 콘텐츠를 검색하는 기능입니다. Google 인텔리전스를 통해서 앱을 실행하면 카드 형태로 사전에 제안을 해 주고 등록된 거의 모든 콘텐츠를 검색할 수 있게 됩니다.
⑥ 컨트롤 – 관리 콘설, Vault, 모바일
사용자를 추가, 권한부여, 보안 삭제부터 기기관리까지 관리자가 모든 걸 할 수 있습니다. 보안설정을 통해 사용자의 기기를 원격으로 잠그거나 초기화도 할 수 있습니다. 예를 들어 직원이 디바이스를 분실하거나 했을 때 이를 통제하여 회사의 자산을 지킬 수 있는 것입니다.
⑦ Hangout Meet/ Chat
사용자 간의 실시간 커뮤니케이션을 가능하게 해주는 웹 기반 서비스입니다. 행아웃 채팅은 특정 타사 서비스와 콘텐츠 통합을 지원하는 향상된 채팅 메시지 및 그룹 공동작업 플랫폼을 제공하며, 행아웃 meet은 대규모 화상 회의 기능을 제공합니다.
구글 행아웃 서비스는 음성, 영상 채팅 등의 메신저 기반의 서비스로 화상회의, 원격 교육 등 제대로 활용하면 매우 좋은 서비스입니다.
또한, Presentation을 통해 자신의 컴퓨터 또는 사진 및 동영상을 함께 실시간으로 공유할 수 있다는 장점을 가지고 있습니다.
Mondrian AI
Mondrian AI에서 원격근무, 미팅, 외근, 타지에 있는 신입직원 채용 면접 등으로 활용하고 있습니다. 현재는 원격근무 시, 출근/퇴근 인사로 많이 활용하고 있습니다.
⑧ 사이트 도구
지-스위트 도메인에 웹 사이트를 만들어 회사 내부 또는 외부에서 게시할 수 있습니다. 이 도구를 활용해 학과별 홈페이지 생성에도 활용할 수 있으며 모바일, 태블릿 등 기기에 맞게 자동으로 화면이 구성됩니다.
Mondrian AI
현재 저희 회사 내부사이트로 활용중에 있습니다.(공지사항, 직원 일정 캘린더, 신청서, 교육자료, 규정 등)
일 자체를 잘하는 것도 중요하지만, 일을 어떻게 효율적으로 하느냐에 대한 일에 대한 방식도 매우 중요하다고 생각합니다. 같은 업무라도 어떻게 하느냐에 따라 엄청난 생산성의 차이가 발생할 수 있기 때문이죠. 반복되는 업무에 낭비되는 시간이 아깝다고 느껴진다면 쉽고, 편리한 협업툴을 이용하여 업무를 처리해보시면 좋을 것 같습니다.
오늘 하루도 최선을 다하며 일도, 자신의 시간도 알차게 쓰셨으면 좋겠습니다^^
Mondrian AI 협업툴 시리즈는 이것으로 마치며, 새로운 컨텐츠로 돌아오겠습니다.
감사합니다.
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