누락 없는 인수인계를 할 수 있다면? by 협업툴 플로우::(주)마드라스체크 플로우

안녕하세요 협업툴 플로우입니다.
회사 생활을 함께했던 팀원이 퇴사한다고 했을 때, 가장 먼저 무엇이 떠오르시나요? 성공적인 이직과 새 출발을 축하하며 쿨하게 이직 선물을 고민하고 싶지만, 현실은 인수인계에 대한 걱정이 앞서게 됩니다. 새로운 직원을 뽑으면 다행이지만, 그렇지 못할 경우에는 다른 직원이 인수인계를 받아야 하죠. 인수인계는 구전동화와 비슷해서 많은 사람을 거칠수록 내용이 달라지거나 누락되기 쉽습니다. 오늘은 인수인계 누락을 줄이기 위한 확실한 방법에 대해서 알아보려 합니다. 먼저 가장 흔하게 인수인계가 누락되는 세 가지 상황을 볼까요.

1. 인수인계 내용이 많은 경우

인수인계를 할 수 있는 기간은 길어봐야 1개월입니다. 도의적인 책임을 묻지 않기 위해 대부분 규정대로 1개월 후 퇴사를 하지만, 빠른 경우 2~3일 안에 퇴사를 하는 경우도 있습니다. 매일, 매주, 매월, 매년 했던 일을 정리하기 위해서는 누구에게나 물리적인 시간이 필요합니다. 하지만 인계자(전임자)는 이미 마음이 뜬 상태이고, 알려줄 내용이 많은 상황이라면 내용을 축소하거나 요약하여 인계하는 경우가 발생합니다. 인수자(후임자) 역시 갑작스럽게 많은 양의 정보들을 숙지해야 하는 상황이 온다면 포인트만 기억하게 되고, 전임자가 떠난 후에는 ‘이게 무슨 말이었지?’라는 아찔한 경험을 하게 되죠.

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2. 책임과 기간이 명확하지 않은 경우

퇴사하는 직원은 있지만, 신규 직원을 채용하지 않는 경우도 있습니다. 이런 상황에서는 다른 직원이 일을 맡아야 합니다. 하지만 업무가 바뀌고 쪼개지면 일의 책임과 기간이 불명확해지기 때문에, 아무리 인계자(전임자)가 열심히 설명하더라도 일이 누락되는 경우가 발생합니다. 만약 인수자(후임자)가 들어온다고 하더라도, 업무의 기간이 명확하지 않다면 일을 놓칠 수 있고 중요한 프로젝트라면 회사에 큰 손실을 줄 수도 있습니다.

과정 없이 결과만 남은 경우, 처음으로 돌아갈 가능성이 높다.

3. 히스토리 없이 결과만 남은 경우

디자인 작업물의 경우 수정을 하기 위해서 포토샵, 일러스트 같은 원본 소스 파일이 필요합니다. 문서에도 수정이 가능한 워드(word)나 한글(hwp), 엑셀(xls), 파워포인트(ppt) 파일이 있어야 하죠. 만약 pdf, jpg 파일만 있다면 처음부터 일을 다시 해야 하는 경우가 발생합니다.

파일과 마찬가지로 프로젝트에도 결과물과 소스가 있습니다. 여기서 말하는 소스란 히스토리입니다. 왜 이 프로젝트를 하게 되었는지, A/B 안 중에 A를 결정한 이유가 무엇인지 등 가볍게 말하면 히스토리지만, 중요하게 생각하면 회사의 기밀이자 팁, 노하우로 볼 수 있습니다. 히스토리 없이 결과만 공유된다면 후임자는 전임자의 똑같은 실수를 반복하게 됩니다.

누락 없는 인수인계를 할 수 있다면?

직원들의 퇴사와 입사가 반복되면 팀장님과 대표, 회사에게는 큰 리스크입니다. 그동안 쌓아온 노하우들이 한순간에 사라질 수 있죠. 인수인계가 제대로 이뤄진다면 퇴사로 인한 부담요소를 조금이나마 줄일 수 있습니다. 협업툴 플로우를 이용해서 말이죠.

프로젝트별 파일 보관

카테고리만 잘 분류해 놓으면 원하는 파일을 빠르게 찾을 수 있는데요. 플로우는 프로젝트별로 파일을 보관할 수 있어 찾아보기 편리합니다. USB나 외장하드 같은 관리 위험부담이 큰 저장장소가 아닌 클라우드로 저장할 수 있어, 언제 어디서나 다운로드가 가능하죠.

댓글 방식의 히스토리

업무를 진행하는 데 있어 결과만큼이나 중요한 것이 히스토리입니다. 히스토리를 알고 있다면 기회비용을 줄일 수 있는데요. 플로우는 업무에 대한 히스토리를 댓글 형태로 남길 수 있습니다. 프로젝트별, 업무별로 다른 팀과 논의했던 히스토리, 외주 업체와 공유했던 내용들은 모두 볼 수 있습니다.

‘역사를 잊은 민족에게 미래가 없다’라는 유명한 말처럼 회사에서도 역사(History)가 중요합니다. 또 후대가 역사를 알기 위해서는 기록이 수반되어야 하죠. 지금도 늦지 않았습니다. 회사에 안전한 기록을 남기기 위해, 인수인계 누락을 줄이기위해 근본적인 제도가 필요하다면, 협업툴과 같은 업무 도구를 이용해 보시는 것도 도움이 될 수 있습니다.

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