종종 행사에 참여할 일이 있었습니다. 스타트업들은 쪼꼬미한 곳부터 큰 곳까지 다양하므로 함께 모여서 뭔가를 해야할 일이 많거든요. 그래서 사람들이 오글오글모이는 네트워킹 파티나 손에 땀을 쥐는 데모데이, 무슨 밋업행사, 해커톤, 무슨 파티 등등 뭔가 자체적으로 운영하는 행사들이 꽤나 있습니다.
규모도 크고 작고 컨셉도 다양하고, 뭔가 키치하고 젊은 감성의 행사들이 많죠. 대부분은 창업허브나 코워킹스페이스, 공유공간등을 빌려서 운영이 되거나 사옥이 있다면 사옥 내부의 홀에서 진행됩니다. 이들은 공간의 이쁨을 또한 추구하는 경향이 있어서 그런 카페스러운 노란 조명이나 하얗고 식물스럽거나, 인더스트리얼한 노출콘크리트 공간을 활용하기도 합니다. 후렌치파이와 카스타드가 즐비한 다과테이블과 가끔 케이터링이 오는 경우도 있고 흥미진진하게 맥주와 함께하는 비어파티 형식도 있습니다. 또한 드레스코드를 맞추거나 머리에 뭔갈 꽂기도 하고 플랫아이콘으로 심플하게 구성된 배너광고가 여기저기 있고 인스타 인증 포토존도 있고 그러합니다.
사실 행사라는 것이 그렇습니다. 큰 사고없이 그냥 모두 웃고 즐기다가 잘 돌아가면 그것으로 일단 90%는 잘했다라고 얘기하고 싶습니다. 오늘 얘기할 부분은 10%에 관련된 얘기들입니다. 큰 사고에 관련된 것도 아니고 안한다고 해서 큰일나는 것도 아닙니다만... 제가 늘 얘기하듯 브랜드평가는 디테일에서 망하는 경우가 많습니다. 오프라인은 온라인과 다르게 숨길 수도 없죠. 모든 게 명명백백히 드러나는 곳이 현장이니까요.
브랜딩이라고 하면 두 가지로 나누어 생각해 볼 수 있겠습니다.
1. 사람들이 지니고 있고 만들어가는 고유한 문화 그 자체와
2. 서비스와 제품의 성질로 말이죠.
행사에서 드러나는 것은 전자에 가깝습니다. 당연히 행사에는 그 회사의 직원과 운영위원, 관리자, 행사의 톤, 운영방식등이 드러나게 되고 이들의 행동과 말 하나하나가 그 회사를 평가하는 요소가 되기 마련입니다. 예를 들어 코엑스에서 진행하는 박람회를 가면 3X3부스가 우르르 있습니다. 그 곳에는 힘없이 앉아 있거나 핸드폰만 만지작거리는 사람이 있죠. 또는 아예 부스에 아무도 없기도 합니다. 궁금해서 물어보고 싶거나 호기심이 끌려도 고개만 숙인 채 게임만 하는 사람에겐 쉽사리 말을 걸기 어렵습니다. 그리고 저런 사람들이 일하는 곳인가..? 싶어서 갸웃거린 적도 있었죠. 제품이 어떻고 서비스가 어떻고를 떠나서 일단 그 회사에 대한 호감도가 툭 떨어지는 순간입니다.
그래서 행사에는 책임이 따르는 법이고, 꽤나 신경써야 할 요소들이 많습니다. 대부분 기본적인 것들이죠. 사고보다는 편의에 가깝고, 지킨다고 큰 티는 안나지만 안지키면 꽤나 불편합니다. 오늘은 이런 요소들에 대해 얘기해보고자 합니다. 브랜드의 디테일을 보여주고 실제적으로 고객 또는 잠재고객, 유관관계자 등과의 접점을 만드는 소중한 자리이기도 합니다. 더불어 사람들이 많이 모인다는 것은 언제나 사고와 안전의 문제도 도사리고 있죠. 때문에 행사 시작과 끝날 때까지 사실 편한 시간은 없어야 하는 것이 정상입니다.
조금 더 신경쓴다면 좋을 법한 디테일에 대해서 간략하게 소개해 보도록 하겠습니다.
키치한 것도 좋고, 즐겁고 멋진 컨셉을 유지하는 것은 좋습니다. 하지만 홍보를 했으면 정확하게 깨지지 않는 링크와 올바른 결제방식을 공지해주세요. 특히 구글설문지 위에 계좌번호만 적어두고 알아서 읽겠지? 라는 식은 많은 문의전화를 발생시킬 수 있답니다. 그리고 입금이 되었다면 입금이 되었다고 확실히 문자를 보내주거나 리스폰스 메일을 보내주는 것이 좋습니다. 내 돈이 나간 시점에서 이게 제대로 들어갔는 지 궁금한 것은 당연하니까요.
프로그램 없이 모여서 즐겁게 토론하고 회의하면 되겠지...라는 식의 모임도 있었습니다. 그 때 모여서 상황봐서 하지..라는 기획이죠. 이걸 기획이라고 해야 할 지는 모르겠지만 어쨌든 그런 비스무리한 경우가 종종 있었습니다. 기획은 굉장히 디테일해야 합니다. 프로그램이 김치속마냥 켜켜이 들어서 있어야 해요. 참가자는 놀고있다고 느껴도 기획자는 그 쉬는 시간마저도 기획에 들어가 있어야 합니다. 참가자를 행사시간 내내 빡세게 굴려서 프로그램3종경기를 하라는 말은 아닙니다. 참가자들은 울타리가 있는 지 몰라야 합니다. 대신 기획자는 완벽한 울타리를 그리고 있어야 하죠. 그리고 그것을 지키기 위해 뒷단에서 안간힘을 쓰고 있는 겁니다.
사람은 생각보다 컬러에 민감합니다. 하늘색바탕 현수막에 2700K 노란조명을 쏘면 그렇게 칙칙해 보입니다. 행사컨셉을 통일시킬 수 있는 좋은 수단은 컬러통일입니다. 메인컬러와 서브컬러 구분은 정확하게.. 그리고 가이드에 의해서 조명과의 조합을 생각해주어야 해요. 특히 조명이 3500K미만의 노란빛을 띠는 경우엔 컬러와의 빛섞임도 신경쓰세요. 사진을 찍으면 얼룩덜룩거리거나 암도가 높아져서 거무튀튀하게 3일 간 못잔 얼굴로 찍히는 행사장이 될 수도 있습니다.
뭐가 되었든 돈은 중요합니다. 결제도 중요하지만, 사정상 또는 단순변심으로 환불이나 티켓양도를 할 경우가 생기죠. 이 경우가 제일 위험합니다. 내 권리(=돈과 시간)을 돌려받는 과정에서 버벅대거나 처리가 미숙하면 꽤나 불쾌한 경험을 선사하죠. 취소/환불/양도규정을 분명하게 확립, 명시해놓으면 서로를 위해 굉장히 좋습니다. 이 과정을 그냥 대충 얼버무리면 나중에 한 두건 클레임 터졌을 때 꽤나 문제가 될 수 있습니다. 돈 문제는 굉장히!!!! 민감하니까요. 일파만파 말 커지는 것은 시간문제죠.
행사 하루 전 또는 당일 오전 참석자확인 및 위치안내, 주차안내, 대중교통이용, 행사장부근 건물, 지하철출구번호, 준비물, 행사시작시간, 식사제공여부, 문의연락처를 전달하는 것은 기본중에 기본입니다.
행사장 앞에 배너만 세워두는 것이 장땡은 아닙니다. 가끔 심지어 배너가 길바닥에 누워서 꿀잠자고 있는 경우도 있었습니다. 행사장에 들어가면 당연히 참석자체크, 웰컴킷 제공, 네임택 또는 프로그램안내 페이퍼 정도는 제공해주는 것이 기본입니다. 더불어 반드시 인사......좀..(눈만 마주치고 멀뚱멀뚱...하면 안돼요.)
물론 예산에 따라 웰컴킷과 바이바이선물은 마련하지 못할 수도 있습니다. 하지만 적어도 네임택이나 프로그램 안내, 생수라도 하나 챙겨주는 것을 권하는 바입니다. 뭔가 입장!~했다라는 심리적인 구분을 지어줄 수 있는 의식같은 거니까요.
일반적으로 접이식 50cm너비의 의자를 놓을 경우 한 사람의 공간은 앞뒤 71~99cm정도는 확보가 되어야 합니다. 일반적으로 대한항공/아시아나의 단거리 이코노미좌석이 그 정도되니까요. 이것도 행사가 길어지거나 혹시 이동, 착석/기립이 있는 행사라면 좁은 편입니다. 양 옆간격도 그렇습니다. 사람을 구심점으로 두고 반지름 45cm의 원을 그린다고 생각해볼께요. 일반적인 사회적거리가 45~120cm정도니까요. 한 사람의 양 옆 너비는 약 90~100cm정도가 됩니다. 양옆으로 50cm씩 벌리는 느낌이죠. 그 안으로 다가오게 되면 특히 요즘같은 겨울엔 상당히 빼곡하고 불편함을 느낄 수 있답니다.
동선은 두 가지만 기억해봅시다. 들어오는 동선, 나가는 동선. 입장과 퇴장동선이 동일하면 화장실 다녀오는 사람, 늦게 입장하는 사람등이 맞물려서 어느 구역에선 잼이 발생합니다. 그 잼은 결코 달콤하지 않죠. 낯선 남자의 존바바토스 향수를 짙게 들이켜야 하니까요. 왼쪽으로 들어왔으면 오른쪽으로 나가는. 또는 중앙통로를 두어서 우회로를 만들어주는 것이 좋습니다. 주로는 좌석을 4등분하여 +자 길을 만드는 형식을 쓰죠. 그리고 어디로 나간다, 어디로 들어간다를 반드시 표시해주세요!
인근 경찰서, 소방서, 병원위치 잡고. 내부 소화기 위치, 구급함 비치, 비상상황 발생시 보고/대응계통, 비상연락망 확보, 대형행사의 경우엔 유관기관 미리 연락해놓기, 초대형야외행사라면 구급요원부스 상주..이건 기본중에 기본이고 안지키면 진짜 안되는겁니다. 모든 행사는 안전과 안전, 그리고 안전이 최우선입니다. 기획서에 안전대책은 그냥 폼으로 넣는게 아니예요.
점심 어디서 먹어요? 라고 물어봤는데..모르겠는데요? 라는 대답이 운영스탭 입에서 나와서는 안되는 것입니다. Staff교육은 세상 빡세고 강렬하게 해야합니다. 다일간 행사면 매일 아침 조회, 종례, 교대, 퇴근보고 필수!!! 인력담당 관리자 필수배치!....그리고 모든 기획안과 동선을 함께 공유하고 있어야 합니다. 모든 스탭이 모든 내용을 다 알진 못하겠지만, 적어도 "아, 바로 물어보고 조치해드리겠습니다. 잠시만 기다려주세요." 라는 대답이 나와야죠.
불평불만이 생겼다면, 거기서 멱살잡고 현피를 뜨거나 포켓몬처럼 '고객님(이)가 결투를 걸어왔다.' 슈우웅 되는 것이 아닙니다. 반드시 해당 사항에 대한 대응메뉴얼이 있어야죠. 백화점에서 종종 삿대질하며 흉성샤우팅을 하시는 아주머니들의 단골멘트 중 하나가 "아니 여기는 이럴 때 대응하는 그런 메뉴얼도 없어요!?!!" 입니다. (물론 메뉴얼을 가져오면 또 그것은 쓸모없다고 뭐라함)
운영자들이 좌석 가운데를 비집고 다니면 안되는 겁니다. 운영자동선은 외곽으로 따로 만들어놓으시는 편이..좋습니다. 무슨 행사를 갔더니 참가자들이 가득한 홀 한가운데로 맥주짝들고 낑낑대며 가로지르는 데 이게 도대체 뭔가?...싶었습니다.
마이크가 안나오고 PPT가 안켜지고, HDMI가 연결이 안되고, 강연자가 늦게오고, 참석자가 과반수이상 차지 않았고....모든 상황은 항상 내가 원하는 대로 또는 기획안대로 되지 않습니다. 다만 이런 상황조차도 이벤트로 넘어갈 수 있을 만큼의 대응메뉴얼은 있어야 하지 않을까요. 마냥 앉아서 먼저 온 사람들을 기다리게 하는 건 뭔가 아니라고 생각합니다.
그럴 경우에 대비해서 15~30분가량 뭔가 스페어프로그램을 반드시 확보해놓도록 합시다.
네..그냥 모이면 뭐 하지 않습니다.
네트워킹파티에서. 네트워킹세션은 그냥 자기들끼리 명함교환하고 뭐 이런 시간이라고 생각하는데...그땐 스탭과 운영진들이 쉬는 시간처럼 생각하는 경우가 있습니다. 명백하게 말해서, 기획자와 운영스탭은 행사시작과 끝나는 순간까지 쉬는 시간이란 없습니다. 정해진 휴식장소에서 쉬는 것 말고 누가 현장에서 긴장풀고 쉰답니까... 어색한 파트가 있으면 가서 풀어주고, 떨어져나온 사람 챙기고, 부족한 음식/다과 계속 확인하고 화장실 휴지통/휴지 채우고 청결상태 확인하고 맥주 쏟는 지 봐야 하고 음악/조명 계속 체킹하고 있어야 하는게 당연한 거 아닐까요.
모든 공간이 다 후리하면 사람들은 루즈함과 지루함을 느낍니다. 어느 한 공간에선 진지한 얘기가 돌아가고 저 곳은 지금 함부로 가면 안되는 곳...이라는 일종의 긴장감이 있는 공간을 만들어주는 게 좋습니다. 이러한 긴장감은 방종으로 인한 지루함을 막아주고 색다르고 다이나믹한 공간의 콘텐츠를 만드는 힘이죠.
컨셉츄얼한 행사 만든다고 온 천장부터 벽까지 풍선으로 가득 채우거나 비싸디 비싼 대여물품을 잔뜩 바르는 건 돈 낭비입니다. 돈은 그런데 쓰는 게 아니라..20번에 쓰는겁니다. 컨셉츄얼한 행사는 하나의 소품과 익숙한 드라마, 영화의 클리셰에서 비롯됩니다. '웰빙파티다'..라고 하면 그냥 책상위에 악력기 하나, 점심메뉴로 샐러드파스타 정도로도 충분하고, '개발자 미팅이다'라고 하면 드레스코드 후드티 만으로도 충분합니다. 뭔가 엄청나게 꾸미는 것으로 인테리어 비용을 남발하지 맙시다.
대신 여기엔 돈을 쓰도록 합시다.
웅웅거리는 하울링 가득한 마이크나, 음량조절안된 배경음악, 허접한 조명은 폭망의 지름길입니다. 조명과 음향만 잘써도 행사 반은 성공입니당.
분리수거통 좀 잘 보이는 곳에 놔주세요. 스탠드표지판도 세워주시구요.
안돼.
첫 만남보다 마지막이 더 중요한 것은 인간관계뿐 아니라 행사도 마찬가지입니다! 웰컴킷을 마련하지 못했다면 적어도 굿바이 기프트 정도는 간단하게 만들도록 합시다. 돈이 없으면 손으로라도...와주셔서 감사합니다. 라는 엽서 한장이라도 만들도로 합시다. 뒤에 우리 회사 로고 박아서. 그런 것 하나가 돌아가는 길에 브랜드 이미지를 결정짓는 한 방이 되는 거죠.
그리고 행사 끝난 후 익일 반드시 참여자들에겐 땡큐문자를 보내고 추후 행사를 기대해달라는 리텐션 멘트를 해줍니다. 아니 세상에 너무 쿨하게 끝났으니 우린 볼 일 없다. 다 컸으니 잘들 들어갔겠지. 후훗 하는 건 좀 아니잖아요?
행사결과보고 하고 평가회의하면서 나오는 가장 큰 실수가 생존자편향의 오류입니다. 2차 세계대전 당시 미군 전투기가 격추되는 것을 줄이기 위해 전장에서 돌아온 전투기들의 외상을 분석하여 취약 부분을 보강하는 계획을 세웠습니다. 분석 결과 비행기의 외상 대부분이 날개 및 꼬리 부분에 집중되어 있었고, 이에 당연히 해당 부분에 추가 장갑을 설치하려 하는데 분석을 총괄한 연구원이 당장 조종석과 엔진 부분을 집중 보완해야 한다는 뜬금없는 주장을 했죠. 그의 분석에 의하면 비행기의 각 부분들이 적군의 총탄에 손상을 입을 확률이 비슷한데, 조종석과 엔진 부분에 총탄의 흔적이 없다는 것은 그 부분이 적군에 의해 손상을 받으면 치명타를 입고 돌아오지 못했다는 증거라는 것. 결국 중요한 곳은 총을 받은 곳이 아니라, 전면부. 그러니까 우리가 보지 못한 돌아오지 못한 사람들이었다는 것이죠.
행사도 똑같습니다. 모인 사람들의 만족도조사를 받는 것은 뭐 좋습니다. 그것도 해야죠. 하지만 정말 중요한 것은 우리가 기획당시 올 것이라고 기대했던 사람 대비 실참여자를 비교했을 때..왜 기대했던 사람이 오지 않았는가?를 분석하는 것이 더 중요합니다. 아예 도달되지 않았거나 일정 및 시간을 배려하지 못했거나 관심조차 없었단 얘기니까요. 이 행사에 오지 않았던 사람들에 주목하세요.
모였던 분들 연락처 및 그런것들을 모아놓는 것은 중요하지만, 그전에 개인정보동의에 대한 부분을 반드시 확인하시길 바랍니다. 그리고 해당 DB를 통해 중간중간 이벤트나 기프트제공, 차기행사 공지등을 통해 리텐션을 유도하는 것은 당연한 것이구요.
마지막으로 "돌아가시면 참여하신 분들 메일로 오늘 했던 자료를 전달해 드리겠습니다!~" 라고 했으면 제발 주세요. 어 늦었네요! 죄송합니다.. 이러는 것도 모자라 누가 받았는지 안받았는지도 모르는 상태가 되버리지 않길 바랍니다..
사실 기본중에 기본같은 얘기들이 많습니다. 하지만 늘 그렇듯 문제와 디테일은 꼭 기본에서 탈이 생기는 법이죠. 아주 사소해서 미처 생각하지도 못했던 것들 말입니다. HDMI와 미니 HDMI가 뭔지도 몰라서 어댑터가 연결안되는 상황이나...폰트 설치 안해놔서 스크린에 비친 PPT슬라이드에 폰트 다 깨지는 경우라던지... 빔프로젝트가 갑자기 안나온다던지..
뭐 사실 리허설을 몇 번을 해도 현장은 사고와 뒷수습의 연속이긴 합니다. 기획안대로 흘러가는 행사는 거의 없죠. 문제는 그것을 우리만 알고있어야 한다는 겁니다. 그게 참여자들이나 클라이언트에게 보여져선 안되죠. 그래서 완벽한 행사는 없지만 완벽해 보이는 행사는 있다라고 얘기하고 싶습니다.
행사는 적지 않은 돈과 인력, 시간이 들어가는 작업입니다. 모두 소중한 것들이죠. 이것들이 한 밤의 꿈처럼 별 성과없이 사라져버리지 않았으면 좋겠어요. 오프라인의 브랜딩은 결국 엽서 한 장, 미소 하나, 밝은 인사만으로도 가능합니다. 사소한 것으로 시작되죠. 넘치는 똥휴지, 말라비틀어진 연어샐러드, 핸드폰만 보고있는 STAFF 등 사소한 것들로 위협받구요. 돌아가는 사람들의 머릿속엔 그 작은 사금같은 기억들이 남게 됩니다. 그리고 그게 여러분들의 브랜드이미지가 되기도 하죠 :) 여러분들은 사람들에게 ...어떤 사금을 남겨주고 싶으신가요?
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