보통 그렇게 일을 할 때가 있습니다.
그것을 여기에 놔뒀는데 다시 저기로 옮겨야 해서 저기로 옮기면 그게 다시 이쪽으로 와야 해서 그걸 이쪽으로 놔뒀다가 누가 걸려넘어지면 그걸 치웠다가 저것을 이쪽으로 다시 옮긴 후 놔두곤 저게 생각나서 갑자기 저것을 했다가 그걸 이쪽으로 옮겨야 하는 것을 깨닫고 다시 옮긴 후 다시 저걸 하는 그런 식의 일 말입니다.
인간의 두뇌는 가장 효율적인 방식으로 행동하도록 구조화 되어있습니다. 물론 조금 이상한 의미의 효율이긴 합니다. 두뇌의 효율이란 것은 최대한 일을 하지 않도록 게으름에 포커스되어있죠. 현실의 효율과는 조금 다른 의미입니다. 현실에선 적은 시간과 노력으로 큰 결과치를 내는 것을 의미하지만, 두뇌의 효율은 그냥 하던 대로 하는 습관과 관성에 의존한 효율입니다. 학습과 변화의 스트레스를 줄이는 것이 두뇌입장에서의 효율이죠. 아마도 이런 탓인지 어쩐지는 몰라도 영 업무에 있어서도 생활 속의 난잡한 습관이 그대로 남아있는 경우가 종종 있습니다. 물론 위의 경우처럼 창고를 들락날락하며 짐을 수십번씩 옮겼다가 내렸다 하는 것은 본인의 몸이 피곤할 뿐이니 크게 문제될 것은 없으나, 종종 이러한 정신없는 일처리는 함께 일하는 동료와 프로젝트를 전체를 혼돈의 수렁으로 잡아끌곤 합니다.
흐음오늘은 효율에 대한 이야기를 해보려고 합니다. 물론 이 파트와 브랜딩의 연결점은 아주 긴밀합니다. 브랜딩업무는 광대하고 복잡합니다. 게다가 추상적 개념을 다루는 업무는 업무분장과 그 디테일이 매우 중요합니다. 브랜딩의 시작은 거창하지만 폭망은 디테일에서 비롯된다는 얘기를 여러 차례 했습니다. 효율의 문제는 이 디테일들에서 비롯됩니다. 엉망진창인 일처리는 디테일을 놓치거나 잘못 운영하게끔 만들고, 모든 이를 괴롭고 힘들게 하죠. 업무분장이 필수적인 브랜딩업무에서 다른 사람들의 일을 꼬이게 만드는 것은 아주 슬픈 결과를 유발합니다. 멱살이나 업어치기, 앞차기, 내려찍기등의 행위가 오고가진 않더라도 끊었던 담배를 다시 피게 만들 수는 있죠.
오늘은 효율적인 업무에 대해 이야기해보도록 하겠습니다.
일을 효율적으로 처리하기 위해선 일을 구성하는 3가지 요소에 대해 염두해 둘 필요가 있습니다.
이죠. 굳이 하나를 추가하면 노력이라는 요소가 들어가겠지만, 좀 냉정하게 말해서 일에 있어서 노력이란 건 딱히 중요한 것은 아닙니다. '노력했지만...결과는 참담했다.' 이런 식의 결과라면 노력의 요소는 사실상 의미가 없어지는 것이니까요.
일은 노력하는 게 아니라 '잘' 하는 게 더 중요합니다.
전 노력을 했는데...일단 시간부터 알아보죠.
일을 처리하는 데에는 반드시 시간이 필요합니다. 나에게 주어진 시간은 한정적이죠. 보통 업무는 3가지로 분류할 수 있습니다.
1. 무언가 만드는 일
: 보통 보고서, 기획서, 디자인시안, 제작물 등 결과물이나 문서를 직접 만드는 일들을 의미합니다.
2. 내가 확인해야 할 일
: 견적요청의 건, 시안수령, 크로스체크, 전달, 전화하기, 이메일보내기, 피드백보내기 등 어떤 건에 대해서 확인하고 커뮤니케이션해야 하는 업무로 주로 전화, 메일, 검토, 전달 등이 있습니다.
3. 누군가와 함께 해야 할 일
: 업무 분장에 의해서 내가 조사를 담당하고, 기획팀에서 프로모션 이벤트 기획안을 짜는 일입니다. 선후관계로 묶여있기 때문에 한 쪽의 진행속도에 따라 다른 쪽의 진행률이 크게 달라질 수 있습니다. 또한 업무의 결이나 퀄리티를 맞춰야 하는 경우가 많습니다. 조별과제를 생각하시면 손쉬울 것 같습니다.(생각하기 싫겠지만.)
여기서 1번 무언가 만드는 일이 시간과 비용이 가장 많이 들어갑니다. 그리고 확인해야 할 일은 상대적으로 짧고 간결하게 끝나는 경우가 많죠. 3번은 주로 그가 나에게 자료를 주어야 처리할 수 있는 조건부 업무일 경우가 많습니다. 그렇다면 시간이 적게 드는 것부터 해야할까요? 많이 드는 것부터 해야할까요?
많은 일? 적은 일? 둘 다 땡입니다. 정확히는 To do List를 짤 때 큰 것을 먼저 놓고 사이사이 작은 업무를 끼워넣는 것입니다.
Dr. 스티브 코비가(물론 본인은 망했지만) 성공하는 사람들의 7가지 법칙에서 청중을 불러다놓고 시연한 아주 그럴싸한 업무처리방식이 있죠. 주어진 큰 돌과 모래를 한 바구니에 담는 퍼포먼스였습니다. 당연히 큰 돌을 먼저 넣고 모래를 부어야 틈새 사이사이로 모래가 들어가면서 틈을 가득 메웁니다. 물론 이 강연에선 소중한 것을 먼저하라는 눈물나는 자기계발 메시지가 있었지만, 업무에서 중요한 건 소중한 일을 먼저 처리하는 것이 아닙니다.
업무를 짜면 중간에 공백시간이 반드시 생깁니다. 왜냐면 3번이 있기 때문이지요. 그 사람이 자료를 주기 전까진 사실상 내 손이 놀고있는 상태라서 잠시 커피를 마실 수 있는 것입니다. 아래를 볼까요.
09:00 오전회의
10:00 디자인업체 시안확인
11:00 마케팅기획안 제작
12:30 점심식사
13:30 마케팅회의
14:00 마케팅기획안 디벨롭
17:00 견적 정리 및 보고서 작성
18:00 컨펌 및 익일업무정리
19:00 야근각
이렇게 되있다고 칩니다. 일단 빨간색이 크고 오래걸리는 일입니다. 10시에 시안확인을 먼저하는 것은 그래야 피드백을 정리해서 그쪽 업체에 던질 수 있기 때문입니다. 빨리 정리해서 던져야 오늘 중에 수정안을 받겠죠. 다른 사람과 연결되어 있고 그 쪽에서도 시간이 오래걸릴 것을 염두하고 먼저 배치합니다.
그 다음 제작과 회의, 디벨롭을 들어가죠. 이 중간중간에 물론 커피도 마시고 담배도 피고 딴짓도 하겠지만, 일단 중요한 것들을 먼저 정리했다면 아래와 같이 다시 분류합니다.
09:00 오전회의
10:00 디자인업체 시안확인
11:00 마케팅기획안 제작
(전일 견적요청건 메일 독촉)
12:30 점심식사
(회의 자료 참여자 전달)
13:30 마케팅회의
14:00 마케팅기획안 디벨롭
(인근 유동인구조사 요청한 거 수령)
17:00 견적 정리 및 보고서 작성
18:00 컨펌 및 익일업무정리
(오전에 전달한 디자인시안 수정안 확인)
19:00 야근각
이렇게 초록색 부분이 5분내로 끝나는 확인과 체크할 업무들입니다. 중간중간에 비는 시간에 초록색들이 모래처럼 껴들어가는 형식입니다. 시간분배는 이런식으로 진행합니다. 여기서 가장 중요한 것은 다음과 같이 시간분배를 스스로 할 수 있느냐 하는 것입니다.
09:00 오전회의(60분)
10:00 디자인업체 시안확인(5분)
11:00 마케팅기획안 제작(60~90분)
(전일 견적요청건 메일 독촉)(5분)
12:30 점심식사(60분)
(회의 자료 참여자 전달)(1분)
13:30 마케팅회의(30분)
14:00 마케팅기획안 디벨롭(180분)
(인근 유동인구조사 요청한 거 수령)(1분)
17:00 견적 정리 및 보고서 작성(60분)
18:00 컨펌 및 익일업무정리(15분)
(오전에 전달한 디자인시안 수정안 확인)(10분)
19:00 야근각
각 업무에 걸리는 시간이 어느정도 걸리는 지는 본인이 제일 잘 알고있습니다. 일전에 함께 일하던 신입직원의 업무일지를 보고 깜짝놀랐던 적이 있습니다. 오늘 할 일 목록에
1. 업체 메일확인하기
2. 회의자료 만들기
3. 기획안만들기
덜렁 이 3가지만 있더군요.... 메일확인은 클릭 두번이면 끝날 일입니다. 이건 업무가 아니죠. 이건 업무일지가 아니라 그냥 체크리스트로 분류되어야 할 일입니다. 더군다나 사실상 저 계획대로라면 오늘 할일은 2,3시간이면 끝나게되죠. 그럼 얼른 끝내고 집에 가야 맞습니다. 업무에 걸리는 소요시간과 우선순위, 중요도를 구분해서 타임라인을 짤 수 있어야 합니다. 적어도 내가 보고서 한장 쓰는데 몇 분 정도 걸리는 지는 알고있어야 한단 것이죠.
적어도 내가 보고서 한장 쓰는데 몇 분 정도 걸리는 지는 알고있어야 한단 것이죠.
업무를 하면서 제일 황당한 것은 기획안을 짜거나 프로모션 이벤트 레퍼런스를 확인하면서 우리 예산을 500%정도는 오바하는 견적을 들고오는 경우나, 또는 견적 자체에 대한 개념이 아예 없는 경우입니다. 보통은 큰 프로젝트의 총비용이 존재합니다.
3억짜리 프로젝트 또는 우리 브랜딩을 위해 책정된 예산이 5천만원이라거나 하는 등의 제한선이 있죠. 그 안에서 다양한 퍼포먼스를 쪼개서 일을 진행하는 것입니다. 보통은 전체예산을 100으로 놓고 프로젝트별 중요도와 효과를 따져봐서 중요한 것들에 예산을 우선책정합니다.
그러니까 예산이 총..500만원이니까..음..간단하게 이렇게 해보죠. 나를 브랜딩하기 위해서 개인적으로 뭔가 여러가지 행위를 할 참입니다. 총비용은 500만원입니다. 자, 이제 이 예산을 쪼개보죠.
1. 홈페이지를 만들...? (불가능)
안됩니다. 500만원가지곤 택도 없을 뿐더러, 여유자금이 없습니다. 게다가 홈페이지는 유지관리비용이 꾸준히 들어가므로 전체비용으로 따지면 총예산을 상회하니까요. 물론 지금 내가 500만원을 비트코인에 넣어놨다면 1년뒤엔 2억이 되어있을 지 어떨진 모르겠지만, 에라 모르겠다 가즈아아!!~~ 하는 맘으로 예산을 써서는 안되는 것이지요.
2. 페북 페이지 만들어서 광고태우기 (11%)
좋습니다. 뭐 페이지만드는거야 돈도 안드는 것이니. 광고비는 월20만원씩 3개월을 우선적으로 하기로 합시다.
3. 명함만들기(2%)
명함은 깔쌈하게 만들고싶다면 8만원정도를 들여서 엑스트라머쉬350g 에 앞뒤 8도인쇄, 음각형압 정도를 넣어주면 이쁘게 만들어집니다.
4. 브로슈어 만들기(20%)
퍼스널비즈니스를 소개할 브로슈어를 만들려면 디자인과 인쇄를 해야겠죠. 내가 디자인을 직접해서 비용을 아끼고 인쇄만 넘긴다고 하면 500부기준 한 70~80만원을 생각해봅시다.
5. 영업비용 책정(35%)
미팅을 길바닥에서 할 순 없으니 일단 카페든 코워킹스페이스든 고정적으로 업무할 공간이 필요합니다. 월30만원정도를 책정하고 6개월정도 활용해봅시다. 주소지를 옮기고 일단은 랩탑만 가지고 일을 진행하면 되니까요.
이런식으로 쪼개면서 나머지 비용에 대해 월별로 나누어 가용비용으로 활용하는 등의 예산구분이 있어야 하는 것이 좋습니다. 업무에서 돈이 나가는 일에 대해선 반드시 나에게 주어진 예산과 한도를 확인하고 비교견적과 최적의 효율을 낼 수 있도록 노력해야 합니다. 타겟도 안맞는 종이전단지를 왕창만들어서 뿌리는 것보다 인플루언서 마케팅이 효율이라면 같은 10만원이라도 후자쪽에 투자하는 것이 맞으니까요.
효율적으로 일을 하고싶다면 사람에 초집중합시다. 같은 시안을 두고도 어떻게 말하느냐에 따라 컨펌여부가 크게 달라질 수 있습니다. 시간, 비용은 정량적인 부분이라 나에게 주어진 24시간과 예산에서 크게 바뀌지 않습니다. 하지만 사람에 대한 부분은 어떤 액션을 하느냐에 따라 그 효율이 상당히 가변적입니다. 내 업무에 대해 누군가가 컨펌을 내리고 결정을 내리는 경우라면 우선 그 사람을 먼저 공부하도록 합시다. 샤바샤바거리면서 대표님 만세!!!를 외치라는 것이 아니라, 어떻게 소통해야 가장 빠르게 결과를 낼 수 있는지를 말이죠.
안좋은 타입어떤 사람은 메일 커뮤니케이션을, 누군가는 슬랙을, 누군가는 직접 대면보고를 좋아합니다. 어떤 대표님은 아날로그감성이 터져서 만드시 종이를 프린트를 해와야 이해가 가는 분도 있고, 어떤 분은 카톡으로 바로바로 피드백하는 것을 선호하는 분도 있습니다. 그리고 어떤 포인트를 가장 중요하게 생각하는지, 어투와 표정에서 읽히는 맥락을 파악하는 것도 중요하겠습니다.
"대표님 여기 요청하신 보고서입니다. 아래 부분이 예산이고 타임라인도 함께 있습니다."
"어 좋아, 진행해"
이 대표님은 일정별 지출계획에 대해 굉장히 민감합니다. 그러니 그걸 캐치해서 예산과 운영일정을 하나로 모은 보고서를 제출했습니다. 만약 일반적인 보고서처럼 D-Day표를 앞에 예산안을 뒤에 놨다면 다시 하나로 정리해서 가지고 오라는 소릴 들었겠죠.
누군가와 함께 일한다는 것은 그 사람의 언어를 배운다라는 개념과 비슷합니다. 상대방의 제스쳐와 표현, 말에 녹아든 맥락을 읽어낼 수 있는 능력은 가히 +7풀강 축복받은 검과 같다고 할 수 있겠습니다.
1. 오늘안에 끝나지 않을 큰 일을 계속 잡고있는 것보다, 일단 끝낸 것들을 만드는 것이 더 중요합니다.
2. 브랜딩은 프로세스가 생명입니다. 정해진 프로세스와 루틴업무를 반드시 지키세요.
3. 브랜드관리는 정량화 시킵시다. 우리 프로젝트 어떻게 되가고있어요? 아 잘되고 있어요. 라는 대답을 할게 아니라면 말이죠.
4. 브랜딩업무중 디자인, 오프라인 이벤트 등 지출이 동반되는 실무를 담당하는 분들은 대략 자신이 맡고있는 카테고리의 물품, 서비스의 단가를 외우고 계시면좋습니다. 네이버가 cpc당 얼마, 키워드 어떤 것이 대략 얼마, A4사이즈 스노우200g 50페이지 기준 인쇄500부 얼마, 듀라테이블 대여비용 얼마 등등, 자이언트 배너 대여, 제작비 얼마 등등 말입니다...
5. 창고정리 할 때 제발. 무거운 걸 위에 놓지 마세요.
6. 창고는 입구를 기준으로 오른쪽에 중요한 것들을 놓습니다.
7. 업체에 견적이나 무언가를 요청,전달할 땐 반드시 "시각"을 명시해줍니다. "해당 견적서 18시까지 부탁드립니다." 라고 말이죠.
8. 고등학교 국사시험때 4번문제 지문에 30번문제 정답이 있던 경우가 종종 있었습니다. 업무란 것도 한 카테고리에서 묶이는 경우가 많아서 비슷한 업무를 묶어서 처리할 수 있습니다. 디자인하다가 갑자기 기획서쓰고 그러지말고..
1.기획서를 쓰고. 2.견적요청하고, 3.마케팅레퍼런스 찾아보고, 4.해당 디자인시안을 같이 참고해서 5. 디자인작업에 들어가는 식입니다.
결이 같고 흐름을 유지할 수 있는 업무 플로우를 잡으세요.
9. 쉬는 시간도 반드시 넣습니다. 사람은 T-1000이 아닙니다. 시간이 지날 수록 업무처리 시간을 점점 느려지기 시작합니다. 뒤로 갈수록 여유있게 시간을 잡아두세요. 물론 오후에 밥먹고 약간 졸려야 손이 폭풍 빨라지는 타입이라면 알아서.. :)
10. 업무시간 책정할 땐 반드시 '만일의 사태'에 대비합니다. 회사에선 아무 일도 없이 조용히 하루가 지나가는 날이 드뭅니다. 대충 이상한 일들이 갑자기 치고 들어오거나 급 미팅, 출장을 가게되도 큰타격이 없게끔 1번내용을 꼭 숙지합시다. 안 끝낸 것 10개와 50%정도 끝난 큰 일보다, 끝낸 것 10개와 10%정도 끝난 큰 일이 훨씬 낫습니다.
효율이란 것은 서로 자신에 대한 이해와 상대에 대한 이해에서 비롯됩니다. 뭐 자기계발서같은 얘기긴 하지만, 결국 일이란 것은 사람이 하는 것입니다. 주어진 24시간은 모두 똑같고 다만 다른 것이 있다면 예산이 있다....라는 것 정도가 일반적인 생활과 조금 다를 순 있겠네요. 그러니 기본적으론 '일'이란 것은 그저 '사람의 행동' 의 범주안에 들어가 있다고 보는 것이 좋겠습니다. 요리를 하거나, 여행을 가거나, 집청소를 할 때도 사실 위의 내용들이 은근히 적용이 가능하다는 것을 보면 말이죠.
어차피 일이란 것은 좋은 결과를 위해 모두 땀을 흘리는 행동입니다. 같은 결과가 나올 것이라면 1분이라도 더 아끼고 그 시간에 쉬는 편이 좋지 않겠습니까.ㅎㅎ 서로 멱살도 안잡고 말입니다.
모두모두 그것을 여기에 놔뒀는데 다시 저기로 옮겨야 해서 저기로 옮기면 그게 다시 이쪽으로 와야 해서 그걸 이쪽으로 놔뒀다가 누가 걸려넘어지면 그걸 치웠다가 저것을 이쪽으로 다시 옮긴 후 놔두곤 저게 생각나서 갑자기 저것을 했다가 그걸 이쪽으로 옮겨야 하는 것을 깨닫고 다시 옮긴 후 다시 저걸 하지 않는 편하고 효율적인 업무 되시길 바랍니다 :)
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